中小企業がコストをかけずにテレワークをはじめる方法

テレワーク(あるいはリモートワーク)、つまり従業員がオフィスに出勤せずに自宅から勤務できるようにしよう、という試みは、これまでのオリンピックを想定した「できれば」レベルから、コロナ感染拡大をうけて「しなければならない」へと様変わりしつつあります。

とはいえ、当初からテレワークを前提にした組織(ウチの会社がそうです)、または潤沢なリソースのある大企業ならともかく、普通の会社でいきなり「テレワークだ!」と言われても、対応に苦慮するでしょう。巷には「テレワークを成功させるポイント」のようなノウハウが溢れていますが、そもそもスタートしなければ成功も失敗もありません。

そこで、この投稿では「できるだけお金をかけず」「すぐ始める」前提で、テレワークを実現するために最低限の必要なツールやサービス等を整理してみました。

テレワークに必要なもの

まず、ミニマムで必要となるものを列挙します。

  • パソコンとインターネット環境
  • メール
  • インターネットのファイル管理
  • インターネット会議
  • インターネット勤怠と会計
  • 就業規則の確認と修正

パソコンとインターネット環境

これがないと始まりません。ただ、自宅にパソコンがない!という従業員もいると思います。また、個人資産(パソコンだけでなく、スマートフォンやインターネット通信契約、部屋、電気代、水道代 etc)を業務に流用することになるので、そのコスト負担についてあらかじめ検討が必要です。

この負担についてはいろいろな考え方があり得ます。極論ですが、従業員にもメリット(通勤なし、自由な環境、防疫)がありますし、「いま既にあるもの」を使うのだから無償で良いだろう、という割切りもできなくはありません。

パソコンがない従業員には、今オフィスで利用しているパソコンを持ち帰って貰えば良いでしょう。インターネット回線は、このご時世ですから各自で契約してもらうしかないですね。直近はレンタル WIFI サービスを利用するという方法もあります。

なお、ウチの会社では「BYOD手当」という名目で、全社員一律に定額手当て支給しています(BYOD:Bring Your Own Device、従業員が個人で所有する機器を持ち込んで業務利用すること)。

メール

業務上のやりとりを行うツールが必要です。とりあえず、最も汎用的なツールとしてメールがあれば OK です。まだ各人にメールアドレスが無い、という場合には、この機会に作りましょう。無償の「Gmail」で良いと思います。

ただ、できればメールだけでなく、もう少し会議/会話形式でやりとりができる「LINE(LINE Works)」「Facebook(Facebook Workplace)」「Slack」「Chatwork」「Microsoft Teams」等のビジネスチャットも欲しいところです。大抵のサービスは少人数なら無償ですし、ユーザーが増えてもそこまで大きなコストにはなりません。

ただ、こうしたツールに慣れていない従業員(特に年配の方)が多い場合には、いきなり導入しても「どう使ってよいかわからない」と混乱するかもしれません。メールだけでも仕事は回せます。まずはメールだけで始めて、皆が不足(仕事のしづらさ)を感じてきたらビジネスチャットを導入するのも良い方法です。

なお、ウチの会社では「Gmail」と「Facebook Workplace」をメインで利用しています。

インターネットファイル管理

仕事を回すにあたり、共用のファイル保存先が必要になります。社内のドライブ(ファイルサーバー)は基本的にインターネット経由ではアクセスできませんので、専用サービスを契約しましょう。

Box」「DropBox」「Google Drive」「OneDrive for Business」あたりが主な選択肢になります。これらのサービスも大抵は少人数なら無償です。

インターネット会議

メール(とビジネスチャット)に慣れても、やはり「顔を見て音声でやりとりする」ニーズは無くなりません。一対一であれば電話でも足りますが、複数の担当者が参加する会議はなかなか難しい。

そこで、インターネット会議を活用しましょう。「Zoom」なら 40 分までのビデオ会議は何回でも無償で、操作も簡単です。社外の方も招待でき、スマートフォンからも会議に参加できます。40 分が過ぎても、主催者を変更してもう一度会議を始めれば、また 40 分利用できます。

ウチの会社でも「Zoom」を活用しています。まあ、使い慣れてくると「40分での主催者切替」が煩わしくて、結局、有償ライセンスを契約しましたけどね。

インターネット勤怠と会計

日々の勤怠記録や経費精算(会計)をテレワークでどう行うか?は一考が必要です。

理想的には「Money Forward」や「freee」といった会計ベースの総合サービスを契約するか、「KING of TIME(勤怠)」や「楽々清算(経費)」のような単独サービスを組合わせ、すべてインターネット上で処理できるようにするのがベストです。ただ、どうしても導入に手間がかかりますし、総合サービスは維持費用もそれなりにかかります。何より、現行制度との整合や調整が必要で大変です。

そこで、経費精算については、もし現在エクセルで管理しているのであれば、それをそのまま「Google Spread Sheet」や「Excel Online」 でインターネットから更新できるようにしてしまいましょう。または、前述のインターネットファイル管理で、皆がファイルを更新できるようにします。これで、とりあえずの対応としては十分だと思います。

勤怠については、例えば、各従業員が業務開始時に(終了、休憩開始、休憩終了も)メールすることとし、それを労務管理者が後から集計すれば、労務管理として一応は成立します。メールではなくビジネスチャットで「決まったグループで発言する」でも良いでしょう。

ウチの会社ではつい最近まで、経費はエクセルファイルで管理して「Google Drive」で共有する、勤怠はビジネスチャット、という方法でやっていました。ただ、社員数が増えてくるとこれはこれで手間なので、将来を見据えて「Money Forward」に切替えを進めているところです。

就業規則の確認と修正

ここまでテレワークのためのツールについて話してきましたが、ここで少し角度を変えて。ツール選択と並行して自社の「就業規則」を確認してください

一般的に、就業規則は特定のオフィスに出勤することを前提としていることが多く、いざテレワークを行おうとすると、それに相反する項目が存在していることあります。

実際にどのような修正が必要かはケースバイケースなので、社会保険労務士さんに相談してもらうのが一番なのですが、とりわけ「勤務時間」と「勤務場所」に関する規定に注意してください。あとは労務に関わる「給与」「手当」の扱いですね。

なお、就業規則を変更すると、従業員が10人以上になる会社(事業場)は労働基準監督署に届け出の義務があります。この点もお忘れなく。

テレワークだと仕事をサボるのでは?という不安

テレワークを始めようとすると、一番心配されることが多いのがこれ。顔が見えないので、お互いにきちんと仕事をしているのかと不安になるんですよね。

経験上、この懸念は「Yes」であり「No」でもあります。つまり、ミもフタもない言い方ですが、テレワークでサボる人は普段からサボっています

オフィスでは上司から部下の姿が見えていますから「大丈夫、働いている」という安心感はあるかもしれません。しかし、見えていても本当に仕事内容や進捗をきちんと把握できているか、と言われればどうでしょう?頻繁なトイレ休憩やコーヒーブレイク、真剣に画面を見ているようで実は趣味のインターネット巡り、忙しそうに見えてもマインスイーパーやソリティアで時間潰し…はオフィスワーク「あるある」です。

とはいえ、「周囲から見えている」ことに一定の監視効果(低いレベルですが)があることは否定できませんので、それが無くなるテレワークは「サボりがちな人が余計にサボりやすくなる」とは言えます。

このため、テレワークでは「働いている時間(拘束)」ではなく、「工程と成果(アウトプット)」で仕事を測ることが基本になります。今、その人がどんな仕事を進めていて、進捗はどうで、どのように終わらせたのか。こうした情報がある程度、可視化されて共有されていれば、上司の不安は緩和されますし、同僚の「自分だけ忙しいのでは」「〇〇さんは楽している」といった不公平感が煽られることも減ります。

そのためのツールとしては、前述のエクセル代替「Google Spread Sheet」や「Excel Online」で表を作成して皆で書込んでも良いですし、もう少しスマートに対応するなら「Trello」や「Microsoft Planner」のようなチームタスク管理ツールを活用してもよいでしょう。

セキュリティは大丈夫?という懸念

これもテレワークというと必ず心配されるポイントなのですが、この投稿ではあえて無視しています。そもそも「セキュリティ」って何でしょうか。何のために「セキュリティ」を気にしていますか?どんな情報を守るために「セキュリティ」が重要なのでしょう?

実のところ、ある会社で必要な「セキュリティ」水準や範囲は、その会社の規模や事業領域、営業形態、取り扱う情報、セキュリティに対する考え方、等、様々な要素で大きく変わります。その一方、セキュリティを強化するほど、確実に従業員の自由度は狭まり、業務効率は低下し、管理作業が増え、コストがかかります

この二律背反(トレードオフ)があるため、先ずは最低限からスタートして、業務を通じて必要性が明確になった「ここは守らなければなならない」という情報や業務シーンについて管理・制約を課していく、というアプローチが現実的です。

その意味では、たとえば「LINE」ではなく「LINE Works」、「Facebook」ではなく「Facebook Workplace」のように、個人向けではなくビジネス用のツールを採用することをお勧めします。「G Suite」や「Office 365」のような企業向け総合サービス基盤を契約して、その中のサービスだけを利用する、というのも賢い方法です。

そうすれば、一般的な意味での最低限のセキュリティは担保されていますし、後から必要に応じて段階的に強化することもできます。

ある程度の失敗は前提で

以上、とりま(とりあえず、まず)会社としてテレワークを始めるのに最低限必要となるもの並べてみました。それほど難しくはないな、と思って貰えたら嬉しいです。

IT について言えば、世間には似たようなツールが沢山あり、どれが良いのか選択に迷うかもしれません。しかし正直なところ、どれも本質的な差はありませんので、適当に選択しても大丈夫です。

まずはテレワークをスタートしましょう。その後で「ちょっと違うかも?」と感じたら、他のツールに切替えれば済むことです。幸いなことに、最近は「サブスクリプション契約」という月額課金が主流なんどえ、いつでも止める/始めることができます。

これはテレワークに限った話ではありませんが、新しい試みにはどうしても試行錯誤が伴います。実際にやってみなければ分からないことは本当に多い。

テレワークを始めると、いくつもの「問題」「失敗」に直面するでしょう。その時「だからテレワークは駄目なんだ」ではなく「どうすればテレワークでこの問題を解決できるだろうか?」と考えてください。ツールだけでなく、組織や業務ルール、意識の変革を通じて、自社の仕事をより良いものに向上させて行くことこそが、重要です。

もちろん、試行錯誤とはいえビジネスですから「大きな失敗」は無いに越したことはないんですけどね。P&A Works Company 株式会社では、IT と組織や業務改変のアドバイザーとしてご相談を受けるようなサービスも行っていますので、もし、ちょっとショートカットしたい場合にはお問い合わせくだい。

[この投稿は投稿者のブログ Be_Better から転載しています]

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投稿者プロフィール

中村 和彦
中村 和彦
P&A Works Company 株式会社 代表取締役/CEO
サッポロビール社において情報システム部門、経営戦略部に所属。
退職後、シンプレッソ・コンサルティング社を設立し、コンサルタントとして大手企業を中心に、全社規模の情報基盤導入や刷新プロジェクトを支援するかたわら、書籍執筆や講演活動、ブログを通じた情報発信、
日本初となる SharePoint ユーザ会設立など広範な活動を行い、Microsoft 社より Microsoft MVP を受賞。
2015年にシンプレッソ社を中堅 SIer であるテンダ社に売却。
2016年に退職後、一年の準備期間を経て、P&A Works Company 社を設立。